小贴士
如果你使用计算机工作，那么很可能你需要处理大量文档：有些和金融相关、有些和科技相关、有些属于机密文档。同时，每天你可能会收到上百封电子邮件，无论你如何小心谨慎，几乎都无法避免不小心发错邮件（可能还包含附件）。
用网络安全术语来说，这是数据泄漏。我们去年的一项研究表明，大约三分之一的数据泄漏造成了员工被”炒鱿鱼”的后果。不仅误发邮件会造成数据泄漏，糟糕的访问权限设置也是原因之一，这也是本文将讨论的内容：从非雇主的普通员工的角度，如何和大量文档打交道，而且避免不能出错。
我们将提供一些小建议，来帮助你有条不紊地管理数据，从而避免工作中的数据泄漏。
在家办公要小心
通常大家都会把白天没有完成的工作带回家继续处理，但是除了人们常说的工作生活平衡理论之外，良好的安全实践也是反对这样做的。
在公司里，保证信息安全往往是IT安全团队的责任，他们实施采用各种安全策略和服务来保护数据和计算机的安全，企业使用的这些服务往往比个人用户的工具更加可配置和安全。比如微软的企业版OneDrive采用多个级别的数据加密而且允许企业阻拦任何文档的分享，而个人版的OneDrive没有这些特性。
如果数据泄漏是由于错误的安全策略或者工作计算机的不安全所导致，那么责任不会落在你的肩上，而是由安全团队来承担。
但是，一旦你将工作带回家中或者使用外部服务来存储工作文档，你要完全承担起保护信息安全的责任，并确保工作资料不会落入不怀好意者手中，而信息丢失或者安全事故发生的方式数不胜数。
有很多情况会导致信息泄露。比如，通过链接分享的云文档可能会被搜索引擎暴露；小偷可能窃取你那没有密码保护的笔记本电脑；在公共场所可能会有黑客通过USB充电口连接访问你的手机。
不要忘记收回访问权限
毫无疑问，通过文档进行多人协作是十分方便同时也很普遍的方式，你可以指定允许访问文档的用户。问题是，在现实生活中很多人只记得授予他人访问权限，却在合作结束时忘记将权限收回。
比如你和一位临时雇员共同合作一个项目，在临时雇员的合同到期时你却忘了将文档访问权限收回，然后该员工加入了你们的竞争对手公司，那么你们公司的机密就会落入他人手中。如果被你组里的领导知道这事儿，后果可想而知。
为了避免这种情况发生，你应该定期检查工作文档的访问权限设置，如果有员工离职或者被解雇，请立即检查你是否曾经授予过他任何文档的访问权限并将其收回，在临时员工合同到期时也是同理。
不要和同事过多分享不相关的信息
我们近期的研究表明，30%的年轻员工和18%的年长员工乐意和同事共享工作计算机或者其他账号登录信息。幸运的是，他们是少数人，不幸的是，还是存在这样一部分人。
首先，你的同事可能会出于不良动机故意泄漏某些重要信息， 如果这些信息严格来说只有你应该知道，那在出事时承担责任的人也必然是你。
其次，即便没有不良居心的员工也有可能在你的计算机上无意间删除或者误发重要文档，而你依然要为他们无意见犯下的错误负责。
因此，和同事分享信息时你同样应该保持谨慎，因为这相当于给予了同事访问信息的权限，我们之前已经说明了权限管理过度宽松带来的后果。
整理邮件
你或多或少都会有将邮件发错收信人的经历吧？或者忘记将某些人从抄送列表中移除从而造成尴尬的结果？这很正常，可能是由于匆忙或者没有注意，这里有个小技巧：为了避免或者至少减少这种事情发生，你可以创建一个标签（比如”敏感”）并将它标记在所有含有敏感信息的邮件上。这样一来，当你发送或者回复这些邮件时，你会注意到标签并且重新检查收信人和要发送的消息。
顺便说一下，还有一个你应该整理邮件的原因，每个人的邮箱中都存在一些需要定期用到的文档，花费时间来手动寻找它们非常低效，所以重新组织整理邮箱中的邮件绝非浪费时间。
收拾整理屋子
我们的调查还显示在家中和工作时的习惯存在密切联系。换句话说，如果你的家是一团糟的，你的工作场所和”数字生活”十有八九也是一样。所以无论是在工作场所还是在家生活，你都应该慢慢开始培养良好的习惯。
